メンタル

【本質的】タスク管理が苦手なぼくがやっている、混乱しないTodo管理

はいど
はいど
どうも、みちしるばーのはいど(@michishiruver)です

タスク、スケジュール、メモ。

ぼくの中でゴチャゴチャになってしまいがちなものベスト3です。

紙で管理すると自由度は高いけど、かさばるし、どこに書いたか分からなくなる。

デジタルで管理すると検索できるけど、量が分かりにくい。

どうやって管理してもうまく行かなくて、けっきょく雑多になったまま放置してしまうんですよね。

そんなぼくが、さいきん頭の混乱しないタスク管理法を考え出しました。

今では毎朝この方法をやって、一日をはじめています。

この記事では、混乱しやすいぼくが考えた、混乱しやすい人のためのタスク管理法を書いていきます。

具体的な方法としては以下のような感じ。

  1. 頭の中身を書き出す
  2. タスクと習慣に分ける
  3. 「Notion」を使ってタスクを管理する

それでは解説していきます!

混乱しないためのシンプルなタスク管理法

ぼくのタスク管理法は、こんな手順でやっています。

  1. 1~3時間頭の中身を書き出す
  2. 書き出したものを習慣とタスクに分ける
  3. 習慣を if then プロファイル にする
  4. タスクをまとめる
  5. まいにちミニサイクルを回す

分かりにくいことこの上ないので、一つひとつ詳しく説明していきますね。

ひとつだけ最初にポイントを解説しておくと、タスクを管理するより、脳を整理することのほうが大切です

準備物

  1. コピー用紙やルーズリーフ(ノートはダメ、できれば罫線入り)
  2. 筆記用具

1~3時間頭の中身を書き出す

まず、脳内の整理をします。

「ブレインストーミング」ってやつです。

一生に一度くらい、3時間かけて頭の中身を書き出すといいらしいですよ。

だけどぼくの場合まとまった時間を用意するのが面倒くさかったので、1時間で出てきた範囲で満足することにしました

1時間位書けば今抱えているもろもろがだいたい出てきます。

  1. 締め切りの近いタスク
  2. やろうと思ってやっていないこと
  3. 最近腹が立ったことや悲しかったこと

「タスクを書き出そう」とするのではなく、「頭の中を掃除しよう」とするのがコツ。

思いつくことはどんどん紙に書いていって、次の紙、次の紙、と進んでいってください。

ブレストについて、詳しくはこちらの記事にも書きました。

書き出したものを習慣とタスクに分ける

書き出したものを眺めると、時間軸がゴチャゴチャになっているのが分かると思います。

今日終わるタスクもあれば、一週間後が締め切りのものもあって、さらにもっと続けてやらないといけない「英会話の練習」などもあるでしょう。

書き出したものを時間軸別に分けていくことを、継続してやっていく「習慣」とすぐに終わる「タスク」に分けることとします。

まず、習慣として身につけたいものや、ルーティンワークを別の紙に書き写します

もとの紙には線を引いて消しておいてください。

書き写しながら「あ、これどうでもいいや」と思ったものは線を引いて、その場で忘れてください

次に同様の手順で、 「いつかはやりたいと思っていること」をまた別の紙に書き写していきます。

習慣とは違って、「スウェーデンに行きたい」とか、壮大なもの。

そして、「いつかやろうと思ってる」けどやってないことです。

これで、「タスク」「習慣」「やりたいこと」の3つのシートができあがりますね。

3つに分類できましたが、ここからさらに2つに絞っていきます。

「やりたいこと」をタスクと習慣に分けてください

やりたいことをいつまでも、やりたいことのままにしておくと一生終わりません。

このタイミングで実行計画を立てちゃいましょう。

  • 洗車→タスク
  • 読書→習慣
  • 旅行の計画→タスク
  • CDを買う→タスク
  • 筋トレ→習慣

こんな感じで分ければOK。

このとき、「いつやるか」はまだ考えなくていいです。

ただ習慣とタスクに淡々と分けてください。

習慣を if then プロファイル にする

if then プロファイル って知ってますか?

「もしAな状況になったらBの行動をとる」のような自分の行動に関するプロファイル

信頼感を高めるif then プロファイルとは

これを習慣化に使います。

  • if=朝起きたら then=スマホを触る前に、一日の計画を立てる
  • if=休憩時間に昼ごはんを食べ終わったら then=読書

こんなふうにルールを決めていきます。

ただ人間は変化を嫌う生き物で、ひとつずつしか習慣を身につけることができません。

習慣づけたいことの中から一番やりたいことを1つ選んで、とりあえずはそのルールを決めていきましょう

if then プランニング は、付箋に書いて目に付く場所に貼っておくといいですよ。

ゲーム中毒…

タスクをまとめる

習慣を整理し終わったので、次はタスクをまとめます。

「実はどうでも良かったタスク」は書き写しの段階で消えていると思いますが、もっと洗練していきます。

もう一枚紙を用意してください。

改めて書き写していきます

超めんどくさいと思いますが、書き写すたびにその中身はふるいにかけられて、必要なものだけが残っていく、という仕組みです。

タスクを書き写し終わったら、優先順位が高そうなものから3つ選んでください。

その3つが、一日にやるタスクの量です。

あなた
あなた
少なっ  

はいど
はいど
大きいタスクの下に小さいタスクがついてくるから、量としてはかなり多くなるはず

ここまでだいだい1時間30分から2時間くらいかかりますよね。

まずはお疲れさまです。

ここまでが頭の整理整とん。

そして次からが、整理整とんされた頭をきれいに保つための方法になります。

まいにちミニサイクルを回す

普通のタスク管理法で言えばこっちがメイン。

だけど本当は、「一生に一度頭の大整理をする」というさっきまでのステップのほうが大事なんです。

何回タスク管理方法を変えても頭が混乱してしまうのは、頭の中の情報が整理されないまま放置されているから

いったん整理して、まずは長年の混乱を静めることが大事なんです。

ここからは、毎日のタスク管理について。

さっきまでのステップでやっていたことを、小規模にやっていきます。

  1. 昨日手を付けなかったタスク・終わらなかったタスクを、新しい紙に書き写す
    新しいタスクを同時に書き加える
  2. 分類を間違えているものを修正し、要らないものを消す
  3. やることを3つ選ぶ

朝やるのはこの3ステップ。ぼくがやった場合、かかる時間は30分程度でした。だいたいこのくらいの時間に落ち着くと思います。

「Notion」で管理する

書き出したタスクは付箋やToDoリストに書いてもいいですが、ぼくは「Notion」というサービスを利用しています。

Notionを簡単に説明すると、メモ・タスク・スケジュール・文書などをひとつのツールで管理できる、ノート的な存在。

詳しい使い方をこちらの記事に書いたので、「Notion使ってみようかな?」という方は覗いてみてくださいな。

まとめ:頭が混乱しないタスク管理法

まずは頭の掃除。掃除が済んだらそれをキープする。

やっていることはとてもシンプルですが、工程が多すぎて混乱したと思います。

まとめていきますね。

頭の掃除(一生に一度)

  1. 1~3時間頭の中身を書き出す
  2. 書き出したものを習慣とタスクに分ける
  3. 習慣を if then プロファイル にする
  4. タスクをまとめる

毎日のタスク管理

  1. 昨日手を付けなかったタスク・終わらなかったタスクを、新しい紙に書き写す
    新しいタスクを同時に書き加える
  2. 分類を間違えているものを修正する、必要ないものを消す
  3. やることを3つ選ぶ

頭が混乱しやすい人のタスク管理方法についてまとめていきました。

まずは頭の中の嵐を静め、日々静まった状態をキープする

頭の大掃除に2時間ほど取る必要がありますが、必要な時間なのでなんとかひねり出してください。

静めるのはちょっと大変ですが、頭の中の重荷が全部吐き出せてすっきりしますよ。

そこからは日々、小さいループを繰り返して、頭をきれいに整理整とんされた状態に保つ。

はいど
はいど
よく分からない部分があったら、Twitter(@michishiruver)まで来てください。修正します

あなたのタスク管理が、少しでもラクになりますように。

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA